Os orçamentos de transformação digital exigem processos diferentes dos orçamentos tradicionais de negócios ou de TI. Aqui está o que se deve ter em mente ao fazer o orçamento para a TD.
Os projetos de transformação digital exigem investimento, às vezes significativo, em tempo e dinheiro antes que a economia de custos, o crescimento da receita ou as melhorias de produtividade aconteçam. Portanto, financiar estes projetos requer um planejamento cuidadoso, e deve ser feito com base em resultados tangíveis, sem se esquecer dos intangíveis.
O planejamento orçamentário da transformação digital requer premissas diferentes do planejamento orçamentário tradicional de TI ou mesmo do de negócios. Qual a razão disto?
Considerações sobre o orçamento da transformação digital
Para começar, o orçamento tradicional é bastante consistente ano após ano, com as partes interessadas solicitando aumentos com base nos orçamentos operacionais e de capital do ano anterior. O processo orçamentário continua com algumas discussões sobre o real aumento ou redução percentual até que seja finalizado.
Além disso, os orçamentos tradicionais normalmente cobrem tecnologias necessárias para “manter as luzes acesas” e fornecer os serviços que os funcionários precisam para realizar seus trabalhos. As atualizações e substituições são planejadas com anos de antecedência, e as contagens de funcionários geralmente permanecem fixas como uma porcentagem da contagem total de funcionários. Há poucas incógnitas e o orçamento segue o mesmo modelo previsível ano após ano.
A transformação digital é diferente porque cada projeto é diferente, e a expectativa de retorno do investimento coloca pressões diferentes no processo orçamentário. E como a maioria dos projetos de transformação é completamente nova, há muitas incógnitas que os líderes empresariais devem considerar.
6 dicas de orçamento para transformação digital
Aqui estão seis considerações importantes a serem lembradas ao fazer o orçamento do seu projeto de transformação digital.
i. Identifique o projeto e os seus participantes
É mais fácil alocar recursos do orçamento identificando os projetos mais relevantes.
Em empresas maiores, muitos projetos podem competir pelos mesmos recursos orçamentários. É por isso que também é crucial conhecer as áreas de interesse dos detentores do orçamento, para que você possa mapear seus projetos para a pessoa certa.
Ter as pessoas certas em um projeto é extremamente importante neste momento, porque as capacidades da equipe podem convencer os detentores do orçamento da probabilidade de sucesso do projeto. Observe o histórico das pessoas-chave em qualquer equipe de transformação e de quaisquer parceiros terceirizados que possam ajudar no projeto. Certifique-se de divulgar suas credenciais.
Uma equipe de transformação digital de primeira linha também precisa ser nutrida desde o início. Se possível, garanta financiamento para reuniões de kickoff presenciais e para bônus se o projeto for bem-sucedido.
ii. Identifique os detentores do orçamento
Existem várias maneiras pelas quais as empresas financiam projetos de transformação digital. É importante que os responsáveis pela transformação digital identifiquem todas as fontes potenciais de financiamento.
Algumas empresas fazem orçamento para os projetos de transformação e outras não. Quem faz o orçamento pode manter as alocações centralizadas; outros destinam recursos para projetos de transformação, mas os valores são distribuídos entre os orçamentos de diversas unidades de negócios. Algumas organizações não têm um orçamento de transformação digital designado, mas têm um conjunto centralizado ou descentralizado de gastos discricionários. Mesmo empresas com orçamentos de transformação também podem ter gastos discricionários que podem ser aproveitados para reforçar projetos digitais.
iii. Construa o caso de negócios (business case)
Este é talvez o determinante mais importante do sucesso da transformação digital. Antes de lançar qualquer projeto, crie um caso de negócios que mostre os benefícios comerciais do projeto de transformação digital com métricas de sucesso e melhorias reais para funcionários e/ou clientes.
A construção de um caso de negócios de sucesso pode levar de três a seis meses para pequenas organizações e de seis a 18 meses para as maiores. Ao construir o caso de negócios, descubra os números de gastos e as métricas operacionais dos gastos atuais para que haja uma base de comparação. Em seguida, lance uma ampla rede para provedores e entrega de serviços para obter preços aproximados para definir o orçamento.
Parte do caso de negócios também deve incluir uma visão do antes e depois do que o projeto de transformação realizará. Por exemplo, em uma iniciativa voltada para o cliente, a empresa pode gastar US $25 por interação com o cliente porque a única opção é uma chamada de voz. Um projeto de transformação que digitaliza o contact center vai ativar webchat, bases de conhecimento de autoatendimento e SMS. Os benefícios de negócios do projeto de transformação digital para a empresa incluem custos operacionais mais baixos e mais receita por meio de novas ferramentas de análise preditiva para recomendar produtos aos clientes em webchat ou autoatendimento.
iv. Mantenha-se ágil
O planejamento orçamentário é sempre um esforço de melhor adivinhação. Até que o projeto comece, é difícil prever cada reviravolta e ativar o roteiro de transformação digital. Então, dependendo do projeto, a agilidade é importante. Projetos menores e de aplicativo único podem levar apenas três meses para serem concluídos; nesse caso, as previsões de orçamento provavelmente serão mais precisas.
Mas projetos maiores podem exigir alguma flexibilidade no orçamento e na equipe de apoio. As taxas de mão de obra podem aumentar inesperadamente, novas regras de segurança podem exigir software adicional ou novas demandas podem surgir se a liderança mudar. Os projetos de transformação digital podem ser afetados por fatores externos, por isso é importante definir as expectativas corretamente — ou seja, que os planos do projeto podem mudar ao longo do tempo — e agendar atualizações regulares com todas as partes interessadas. Isso protegerá a reputação da equipe para a próxima solicitação de orçamento.
v. Divulgue o valor do projeto
Para que os projetos de transformação digital sejam bem-sucedidos, os profissionais de marketing podem ajudar tremendamente, divulgando de maneiras criativas e informativas. Não confie na TI para ser responsável pela conscientização do usuário sobre a nova tecnologia ou processos. A construção de uma cultura de transformação digital estimulará a adoção e inspirará os funcionários a usar e melhorar as novas formas de trabalho introduzidas pelo projeto. Os especialistas em marketing podem organizar almoços e aprendizados, criar conteúdo “como fazer”, criar logotipos e materiais atraentes que capturem o interesse de funcionários ou clientes.
vi. Meça o resultado
Os dados ajudam a obter financiamento. Assim, com qualquer iniciativa de transformação digital, acompanhar os resultados-chave é o que mas importa. No início de qualquer projeto, identifique os objetivos e os resultados-chave (OKRs). Em seguida, acompanhe a evolução em intervalos pré-estabelecidos.
As métricas de negócios típicas incluem:
- aumento de receita
- redução de custos
- melhoria na satisfação dos clientes
- aumento de eficiência dos funcionários
Outras métricas também podem ser consideradas, o importante é que elas sejam de fácil acompanhamento e não sejam muitas. Segue alguns exemplos:
- o número de funcionários necessários para executar uma tarefa
- a capacidade do projeto de obter uma vantagem competitiva para a empresa
- retenção de funcionários
- tempo de obsolecência da tecnologia
Medir os resultados de um projeto de forma contínua evitará surpresas desagradáveis no final. A medição não apenas garante que os líderes de equipe revisem continuamente os processos para melhorar as métricas, mas também forneça um histórico de sucesso para cada solicitação futura de novs recursos. Com o tempo, as partes interessadas estarão mais propensas a financiar projetos propostos por aqueles com um histórico de sucesso documentado.
Texto original escrito em inglês por Robin Gareiss para a TechTarget searchCIO em 08/03/2021. Editado, traduzido e adaptado por Pedro Siena em 02/2022.